Task management per persone analogiche: il Bullet Journal

Ieri ho sorpreso Luca Rossi, co-founder di Wanderio, a usare un'agenda per organizzare i propri impegni. Allora mi sono ricordato di questo progetto di Ryder Carroll, art director e interaction designer di Brooklin.

Sul sito trovi tips & tricks per amministrare i task sulla tua agenda. Nei prossimi mesi inaugurerò una serie di post sulla gestione degli impegni personali, dedicandomi in particolare a Omnifocus, il mio strumento di riferimento.

Se fossi in grado di scrivere e bene e non pasticciare mi piacerebbe tenere un'agenda analogica. Amo ancora i feticci.

On Writing - recensione di un romanzo sulla scrittura

Non avevo mai letto nulla di Stephen King benché lo conoscessi come autore. Per questo ero molto scettico e non avevo mai avuto intenzione di dedicarmi alla lettura di On Writing: a memoires of the craft. Quando mi sono convinto di farlo ho capito che mi ero perso tanto. On Writing non è un manuale di scrittura, ma un capolavoro a metà fra biografia e romanzo.

Il testo è ricco di citazioni e passaggi da altri libri portati come esempi positivi o negativi. Storie nella storia. King parte dal racconto dalla propria infanzia, presentando quelle che in un certo senso sono le sue credenziali di scrittore, raccontando come la passione per la scrittura sia germogliata e cresciuta negli anni, fino al giorno in cui ha scoperto che sì, avrebbe potuto campare e sfamare la propria famiglia scrivendo. Senza più la necessità di farlo nei momenti di pausa all'interno della lavanderia dove lavorava per sbancare il lunario.

Mi è piaciuta molto la metafora della cassetta degli attrezzi introdotta nella parte centrale del libro, dove King rievoca la struttura di questa collezione di arnesi da lavoro del padre e dopo averla svuotata la riempie con i propri ferri del mestiere.

Nella parte finale del libro l'autore racconta dell'incidente che ha avuto mentre stava lavorando al testo. Ho temuto fino alla fine che non ce la facesse, benché fossi pienamente cosciente del fatto che ce l’avrebbe fatta. Nel raccontare la storia dal punto di vista della vittima, King ti fa capire come sia riuscito a conquistare il proprio successo.

Al di là del fatto che gli altri suoi libri siano pura finzione, e per lo più romanzi dell'orrore, in On Writing King spiega fin dalle prime pagine come la cosa essenziale per raccontare una storia sia osservare i dettagli della realtà che ci circonda e chiederci come potrebbe evolversi una determinata situazione. Il concetto chiave del testo è che le storie esistono già dentro di noi e il compito dello scrittore è in un certo senso liberarle. Detto ciò, la tesi di fondo è che non si possa diventare scrittori dal nulla, ma che se una persona è dotata un regolare allenamento l’aiuterà a tirare fuori quello che ha dentro. Come scoprire se sei dotato resta a te.

Diventare scrittore

Posso immaginare però che la cosa sia piuttosto semplice: se ti piace leggere già sei sulla buona strada. Se poi ti piace scrivere, sei uno di quelli che potrebbero farlo. Se non lo stai già facendo probabilmente ti manca un metodo. Il consiglio più o meno universale in tal proposito è: comincia ad alzarti un'ora prima la mattina e scrivi 500 parole. Ogni giorno. Per almeno un mese.

Non importa quello che scrivi: un libro, una storia, delle lettere, un blog. Scrivi quello che vuoi. Patrick Rhone, l'autore di MinimalMac, ha un bell'ebook in proposito: Some thoughts about writing

Tornando a King invece, in On Writing l'autore prospetta anche una metodologia di scrittura che condivido appieno per averla praticata più o meno inconsapevolmente per anni:

  • individua il tuo lettore e scrivi per lui;
  • butta giù la prima bozza di getto, fregandotene di come la scrivi, ma concentrandoti sullo scriverla;
  • quando hai finito di scrivere una cosa, mettila da parte per un po' di tempo in modo che quando tornerai a lavorarci sarai in grado di avere un rapporto molto più distaccato;
  • rivedi il testo con l'obiettivo di individuare le cose che non funzionano e tagliando almeno il dieci per cento;
  • fai rileggere al tuo lettore il tuo testo prima di tornare a editarlo.

Come usare le citazioni quando scrivi o crei un contenuto (include una recensione di Quotebook)

In quoting others, we cite ourselves.
— Julio Cortázar in Around the Day in Eighty Worlds

Ogni scrittore che si rispetti ha un luogo segreto dove archivia le citazioni più varie. Il difetto principale di questi spazi è che difficilmente offrono tutto ciò di cui c’è bisogno. Vale a dire una catalogazione intelligente per autore, tematica e fonte. Quotebook, un’app che il team di Lickability ha recentemente rilasciato in una nuova versione, ha tutto questo. Non fa nulla di più, ma ciò che fa lo fa egregiamente e questa è una delle cose che maggiormente apprezzo in un software.

Una volta creata la citazione, o importata dagli appunti, da Facebook o Tumblr, l’app la catalogherà per autore, tag e fonte, laddove disponibili queste info. Questo metodo di classificazione ti permetterà di navigare il tuo archivio in modo semplice e intuitivo, ritrovando ogni volta la citazione più adatto a ciò che stai scrivendo. Quotebook inoltre collega in automatico ogni singolo autore al proprio profilo su Wikipedia, se presente, e ha un browser interno che consente di navigare il sito della fonte associata a ogni quote.

Lavorare con le citazioni

Quando scrivi è molto utile partire da una citazione per trovarne altre collegate al tema o all’autore, così come esplorare la risorsa che ti ha fornito l’ispirazione. Un sito che faccio saccheggiare a mani basse ai miei clienti è StartupQuote, ma ce ne sono tanti altri a cui fare riferimento e quando navighi questo tipo di pagine web finisci sempre con il trovare altri collegamenti. Non c’è nulla di meglio che l’associazione di idee per arricchire i propri scritti. Un’altra fonte inesauribile di citazioni è Goodreads, un social network per gli amanti dei libri che contiene una collezione di quote organizzati per tag e che puoi seguire tramite RSS.

Trucchi e strumenti per costruire un archivio personale

Sfruttare Tumblr per raccogliere quote sul web

Quotebook consente di importare da Tumblr tutte le citazioni. Attenzione: i link post di Tumblr non sono altro che piccoli testi di un articolo riportati con autore e link. Un modo intelligente di sfruttare questa funzione è creare un tumblog da dedicare alla raccolta di citazioni, sia che esse siano perle di saggezza sia che si tratti di passaggi tratti da articoli che ti possono tornare utili.

L’archivio globale sta su Pinboard

Il miglior strumento per catalogare informazioni tratte da pagine web è Pinboard. Utilizzando Ifttt puoi fare un bel giochino: ogni volta che salvi qualcosa in Pinboard lo pubblichi automaticamente su Tumblr. E magari, con una ricetta successiva, lo twitti pure. A quel punto, quando apri Quotebook, puoi importare le tue citazioni da Tumblr, creando un archivio utile per il tuo lavoro di scrittura. Personalmente utilizzo Pinboard per salvare diverse fonti, ma da quando ho iniziato a usare Quotebook mi sono reso conto che avere un’app dedicata alle citazioni è parecchio conveniente.

Instapaper

Un altro tool molto utile da usare per collezionare citazioni è Instapaper. Si tratta di una web e mobile app che ti consente di archiviare articoli da diversi fonti e leggerli dopo in un formato pulito, proprio come li trovi qui sul mio sito. Puoi scegliere di pubblicare in Pinboard tutto quello che metti da parte in Instapaper per consultarlo alla bisogna, ma farlo in automatico non ti consente di salvare un quote. Meglio puoi fare selezionando un testo e condividendolo da Instapaper direttamente su Tumblr (eventualmente via Pinboard) per poi importarlo in Quotebook.

Url scheme per geek

L’app di Lickability è dotata di un set di url scheme che se hai pazienza e sei un po’ geek puoi sfruttare in Drafts e Launch Center Pro per salvare quello che hai copiato negli appunti come citazione. Quotebook ha un sistema di parsing interno che gli consente di distinguere autore e tag, quindi gli aggiustamenti successivi sono ridotti al minimo. Sul sito delle action di Drafts ne trovi una comoda già fatta che ti consente di creare un quote inserendo nome, fonte e testo e ritornando a Drafts. A mio parere andrebbe modificata togliendo il ritorno per avere modo di aggiungere i tag.

Perché un’app? E perché proprio questa qui?

Ricorrere al tuo iPhone o iPad per consultare li tuo archivio ti costringerà a distogliere lo sguardo dal tuo computer o dall’app in cui stai scrivendo sul tuo iPad, proiettandoti in un altro mondo che sarà per te fonte di ispirazione. E poi nessun altro servizio offre un sistema di catalogazione e consultazione così strutturato e semplice al contempo.

Quotebook è attualmente in distribuzione sull’App Store a 4,99 euro e credo che per ogni scrittore o curatore di contenuti rappresenti un’ottima spesa.


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Skipped - Come determinare le cose fondamentali da fare

Ho sempre trovato la valigia per le vacanze uno scoglio difficile da superare. Per questo regolarmente programmo per tempo l'operazione, che poi però finisco con l’affrontare all'ultimo minuto. Capire quali siano le cose fondamentali da portarsi dietro non è facile. Specie se viaggi con un numero limitato di chili di bagaglio o, peggio ancora, se il bagagliaio dell'auto non ha una capienza ragionevole per le esigenze della truppa. La parte più difficile è eliminare il superfluo. Se al posto della valigia ci metti un progetto, anche minimo come un post, ti renderai conto che avere chiaro nella mente la procedura da seguire prima di trovarsi nei guai è un'ottima idea.

Un esempio pratico

Nelle scorse settimane ho avuto la fortuna di vedere applicata sul campo quella che dovrebbe essere una metodologia costante nella gestione dei miei progetti: individuare gli elementi core ed eliminare tutto quanto non serve per definire un minimum viable product in ogni fase della lavorazione del progetto stesso.

Nel caso specifico si trattava di definire l'introduzione del logo aziendale accanto a quello della manifestazione e dei co-organizzatori sulla landing page di un contest. Il task stava su Asana da un paio di giorni, in attesa che tutti definissero le esigenze relative. Siccome non si trattava di una cosa fondamentale, il task invecchiava senza che nessuno si prendesse la briga di chiuderlo. A un certo punto è passato il CEO dell'azienda e ha lasciato il suo segno: Skipped. Tralasciare. Almeno per il momento. Focus sulle cose che davvero contano. Questo si può fare dopo, se avanza tempo (ma tanto non avanza).

Identificare il superfluo

La fase di analisi dovrebbe essere propedeutica all'inizio dell'attività pratica di ogni progetto. Lo so che non sempre è così e che anzi il più delle volte tocca mettersi al lavoro prima ancora di aver determinato la strategia da adottare. Una cosa che puoi fare velocemente, diciamo in una decina di minuti, è identificare quello per cui i tuoi clienti non vedono l'ora di pagare.

Prendi una lavagna, o un semplice foglio bianco, e scrivi le cose che stai già facendo, quelle che dovrai fare e quelle che sono in fase di valutazione. Ora identifica i tuoi clienti: persone che pagheranno per quello che tu produrrai. Quando dico pagare non penso solo con il denaro: leggendo questo post stai pagando con il tuo tempo il contenuto che io ci ho messo. Di certo hai più interesse in questo che non nella grafica del sito o nel modo in cui ti ho fatto arrivare qui, anche se ciò è importante per me.

Ora torna alla lavagna e cerchia in rosso quelle attività che i tuoi clienti identificheranno come qualcosa di valore. Avevo già trattato più ampiamente il tema nel post “Il valore percepito“, a cui ti rimando.

Tagliare di netto

A volte tocca intervenire a gamba testa su operazioni che rischiano di non portare da alcuna parte. È lo stesso che devi fare quando, lavorando a un progetto, ti ritrovi con il creare diversi task. Le uniche domande che ti devi porre sono:

  • È fondamentale?
  • È strettamente connesso con il mio obiettivo?
  • Ci saranno problemi o conseguenze gravi se lo taglio?

Tutto il resto viene dopo. Se c’è tempo. Devi seguire questa procedura senza mai dimenticare che sono i dettagli a fare la differenza e che se non ti curi di questi rischi di non conquistare appieno il tuo target, come spiega Shawn Blanc in “Delight is in the details”.